La realidad es que la mayoría de las personas no saben ejecutar reuniones de manera efectiva y necesitan ayuda para hacerlo.
Todos saben cuáles son los efectos de una cultura de malas reuniones en una compañía. De hecho, es común escuchar en conversaciones de pasillo “si no fuera por todas esas reuniones, podría avanzar en mi trabajo”.
Algunos líderes sénior de negocios tienen una o dos horas a la semana SIN REUNIONES y algunos empleados no comienzan a trabajar hasta las 5pm, porque estuvieron toda la mañana y gran parte de la tarde, adivinen dónde…
¿No les parece trágico que tantas personas piensen en las reuniones como algo sin importancia? Definitivamente no es un signo de buena cultura empresarial. La solución es cambiar fundamentalmente la manera en que se llevan a cabo y, en el proceso, cambiar la manera en que tu compañía hace negocio.
Las reuniones son tu referente cultural
Bill Lee compartió una famosa historia de Steve Jobs. Cuando uno grupo desarrollador de Apple tuvo la tarea de crear un software para quemar DVDs, pasaron semanas planeando la reunión, con las expectativas, diferentes opciones, etc. Cuando llegó el día de la reunión, Steve Jobs entró a la sala y se dirigió a la pizarra. Tomó un plumón y dibujó un rectángulo. Dijo que esa era la aplicación y que quería que el usuario arrastrara un video hasta esa ventana e hiciera clic en “quemar”. “Eso es lo que haremos”, dijo.
Jobs pudo haber pasado incontables horas dentro de esa sala discutiendo con el equipo acerca de lo que quería, pero no. En vez de eso, tomó la iniciativa, descartó otras opciones sin siquiera verlas y le pidió a su equipo que lo hicieran.
Jobs manejaba las reuniones de la misma manera que lo hacía con la compañía. ¿Y tú?
Si tus empleados se quejan de tus reuniones, es tiempo de prestar atención y encontrar soluciones, porque tu cultura de reuniones es el referente de la cultura de tu empresa. Muchas reuniones, tiempo perdido y ninguna decisión no son sólo frustrantes para tus empleados, sino que envenenan poco a poco tu negocio.
3 claves para una reunión exitosa
- Energía: En una compañía saludable, todos están comprometidos. La próxima vez que estés en una reunión, presta atención a cómo interactúan todos en ella. ¿Están pegados mirando el techo? ¿Revisan sus emails? ¿Trabajan en otras cosas? Podrías enojarte e incluso echarlos de la sala, pero el problema es probablemente tu falta de energía para captar su atención. Si tú estás comprometido, llevas la delantera y fijas un buen tono, el resto te seguirá. Lo mismo pasa en cómo manejas tu compañía.
- Enfoque: La energía es importante, pero si no está bien canalizada, podría llegar a ser destructiva. ¿Cómo preparas a tu equipo para una reunión? ¿Analizas bien qué quieres discutir? ¿Preparas una agenda? ¿Todos están al tanto de por qué citas a reunión? Aprende la lección de Steve Jobs. Enfócate. Aprende a guiar y canalizar toda la energía de tu equipo hacia una sola tarea y meta.
- Responsabilidad: Puede que tengas toda la energía y enfoque del mundo, pero si tus empleados no tienen claro qué se supone que tienen que hacer, terminarán redundando en su trabajo o no harán nada, porque no saben qué quieres. En las reuniones, también debería estar claro qué es lo que esperas que resulte al entrar y salir de ellas. No es suficiente hablar y soñar; también tienes que hacer.